Ab dem 1. Oktober 2025 besteht die ePA-Pflicht für Leistungserbringer (Ärzte, Psychotherapeuten, Zahnärzte und Krankenhäuser). Dokumente, die im Rahmen einer aktuellen Behandlung entstehen und elektronisch vorliegen, müssen somit in die ePA hochgeladen werden.
Praxen, die bisher nicht bei der ePA eingebunden sind, nutzen entweder nicht die nötige Technik (das ePA-Modul in der der Praxisverwaltungssoftware fehlt oder ist nicht aktiviert1), haben den Anschluss an die Telematikinfrastruktur nicht vollständig hergestellt, oder nutzen das ePA-System noch nicht aktiv – sei es mangels Know-how, Ressourcen oder Akzeptanz.
ePA-Pflichten ab 1. Oktober 20252
- Daten einpflegen und Dokumente hochladen
Leistungserbringer sind verpflichtet, bestimmte Daten in die ePA einzustellen, sofern diese in der laufenden Behandlung erhoben wurden und elektronisch vorliegen – und wenn der Patient nicht widersprochen hat. Dazu gehören unter anderem:- Befunde aus diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen
- Laborbefunde
- Befunddaten aus bildgebender Diagnostik
- Arztbriefe
- Zugriffsrechte und Aufklärung
- Sobald ein Patient die Gesundheitskarte in das Lesegerät steckt, erhält die Praxis automatisch für 90 Tage Zugriff auf die ePA. Dieser Zeitraum kann über App verlängert oder begrenzt werden.
- Ärzte müssen ihren Patienten über den Umgang der Datenaufzeichnung, die Zugriffsmöglichkeiten, sowie über Möglichkeiten zum Widerspruch informieren – insbesondere bei stigmatisierenden Daten (z. B. psychische Erkrankungen, sexuell übertragbare Krankheiten, Schwangerschaftsabbrüche).
- Technische Voraussetzungen und Sanktionen
- Ärzte müssen die notwendige technische Ausstattung haben, um auf die ePA zugreifen zu können (z. B. kompatible Praxisverwaltungssoftware, Konnektor oder TI-Gateway, Module der Telematikinfrastruktur)
- Es besteht eine Pflicht, die neueste Softwareversion zu nutzen, sonst kann die TI-Pauschale gekürzt werden.
Mögliche Folgen, wenn man nicht mit der ePA arbeitet
- Rechtliche oder regulatorische Konsequenzen
Ab dem 1. Oktober 2025 wird ein Nicht-Nutzen der ePA durch Leistungserbringer als Pflichtverletzung betrachtet werden.- Mögliche Sanktionen, z. B. Vergütungsabschläge, wenn man trotz Vorhandensein der Pflicht zur Befüllung der ePA nicht nachkommt.
- Bestimmte Leistungen können möglicherweise nicht abgerechnet werden, wenn der notwendige digitale Nachweis fehlt.
- Praktische Nachteile
- Ineffizientere Arbeitsprozesse: Ohne ePA-Zugang kann der Austausch von Befunden, Arztbriefen etc. langsamer sein.
- Risiko von Informationslücken: Wenn Patienten bereits Daten in ihrer ePA haben, andere Praxen aber nicht darauf zugreifen können, kann es zu Mehrfachuntersuchungen, Verzögerungen oder gar Fehlern kommen.
- Verpasste Vorteile
- Verbesserung der Versorgung durch besseren Überblick über den Gesundheitszustand der Patienten.
- Zeit- und Kostenersparnis durch weniger Papier und postalisch versandte Dokumente.
- Erwarteter Wettbewerb: Praxen, die digital gut aufgestellt sind, könnten attraktiver sein für Patienten, die Wert auf modernen Service legen.
Was gehört nicht zur Pflicht und welche Ausnahmen gibt es
- Praxen sind nicht verpflichtet, ältere, nur in Papierform vorliegende Dokumente zu digitalisieren und in die ePA zu übertragen. Dafür sind die Krankenkassen zuständig, auf Wunsch des Versicherten zweimal innerhalb von 24 Monaten jeweils bis zu zehn Dokumente.
- Die Pflicht zur Befüllung gilt nur, wenn die Dokumente elektronisch vorliegen und im Rahmen einer aktuellen Behandlung entstanden sind.
- Patienten haben das Recht, der ePA insgesamt oder einzelnen Teilen zu widersprechen („Opt-Out“). Wenn sie das tun, entfällt die Pflicht bzw. ist eingeschränkt.
Vergütung der ePA3
| GOP | Leistung | Wann abrechenbar / Bedingungen | Vergütung (2025) | Besonderheiten |
| 01648 | Erstbefüllung der ePA (wenn noch nie ein Dokument durch Arzt, Psychotherapeut oder Krankenhaus in die ePA geladen wurde) | einmal pro Patient | ca. 11,03 € (89 Punkte) | sektorenübergreifend; nur, wenn vorher nichts eingestellt wurde; nicht neben 01647 oder 01431 im gleichen Behandlungsfall abrechenbar; extrabudgetär |
| 01647 | Weitere Befüllung der ePA bei aktivem Arzt-/Videokontakt im Behandlungsfall | wenn Erstbefüllung nicht greift; einmal je Behandlungsfall | ca. 1,86 € (15 Punkte) | Zuschlag zu Versicherten-, Grund- oder Konsiliarpauschalen; extrabudgetär; nicht neben 01648 im selben Behandlungsfall |
| 01431 | Weitere Befüllung ohne persönlichen Kontakt (auch nicht per Video) | wenn im Quartal kein persönlicher oder Video-Kontakt stattgefunden hat; bis zu 4-mal je Arztfall; nicht am selben Tag mehrfach | ca. 0,37 € (3 Punkte) | Zuschlag zu Verwaltungs-GOPs wie 01430, 01435 o. Ä.; extrabudgetär; Einschränkungen bei Abrechnung, wenn andere wichtige Leistungen abgerechnet wurden |
- Ob die ePA in Ihrem CGM M1 PRO aktiviert ist und wie Sie die ePA aktivieren können, finden Sie der letzten Update-Dokumentation der CGM AG auf Seite 9: https://www.informatics-systemhaus.de/dl/cgm/Updatedokumentation_29_3_1_M1_PRO.pdf (PDF, 1,3MB).
Sie nutzen ein anderes System? Dann wenden Sie sich an Ihren zuständigen Systembetreuer. ↩︎ - Quelle: Bundesregierung (https://www.bundesregierung.de/breg-de/aktuelles/faqs-zur-epa-fuer-alle-2315618?utm_source=chatgpt.com) ↩︎
- Quelle: KBV (https://www.kbv.de/praxis/tools-und-services/praxisnachrichten/2024/11-28/Pauschale%20f%C3%BCr%20Erstbef%C3%BCllung%20der%20ePA%20weiterhin%20abrechenbar?utm_source=chatgpt.com) ↩︎